Laatst bijgewerkt: oktober 2026

1. Doelstelling

Wij, de ‘BV KEEP YOUR EMPLOYEE’, zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten van essentieel belang is.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dit dan ook in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna, de “AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze privacy policy beschrijft de diverse maatregelen die werden genomen om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen bij het gebruik van onze website en diensten/producten, en de rechten waarover u in dit verband beschikt.

U wordt vriendelijk verzocht deze privacy policy aandachtig door te nemen.

Indien u persoonsgegevens van andere personen met ons meedeelt, maakt u zich verder sterk en garandeert u dat deze privacy policy werd meegedeeld aan de betrokkene waarop de persoonsgegevens betrekking hebben en dat, in de mate dat bepaalde verwerkingen op toestemming berusten, u de relevante toestemming van de betrokkene voor deze verwerkingen door ons hebt bekomen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke van de door u verschafte persoonsgegevens is de ‘BV KEEP YOUR EMPLOYEE’, met maatschappelijke zetel te 2860 Sint-Katelijne-Waver, Leyland 25 en ingeschreven in de kruispuntbank der ondernemingen onder het nummer 0763.694.064 (hierna: de Dienstverlener). U kan deze altijd contacteren via het volgende e-mailadres: cristijn.cambre@keepyouremployee.com

Enkele van uw persoonsgegevens kunnen tevens worden meegedeeld aan en verwerkt door onze partners zonder welke wij onze diensten niet kunnen garanderen. Hieronder vallen onder meer:

  • ‘Amazon Web Services EMEA SARL’ voor het verlenen van web- en clouddiensten die noodzakelijk zijn voor het hosten van onze website.
  • ‘OpenAI Ireland Ltd’ en ‘OpenAI, L.L.C.’ voor het verlenen van optische tekenherkenning (Optical Character Recognition) diensten waarbij de ChatGPT toepassing wordt gebruikt om door u verschafte gegevens uit te lezen zonder dat deze gegevens door deze instellingen langer worden bijgehouden dan nodig voor het uitlezen van de door u verschafte gegevens.

3. Persoonsgegevens

Wij verzamelen van u de volgende persoonsgegevens:

  • Contactgegevens: uw naam, voornaam en e-mailadres
  • Professionele gegevens: bedrijfsnaam en afdeling, werkadres / locatie, datum indiensttreding en eventueel vertrekdatum, contracttype (vast, tijdelijk, freelance, etc.), lidmaatschap van een vakbond, functie of rol in het bedrijf, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, gebruikersnaam (indien online portaal of app), werkrooster / werktijden, loopbaaninformatie (bijv. promoties, opleidingen, prestaties), beoordelingen of feedback (indien onderdeel van retentieanalyse), verzuim- of aanwezigheidsgegevens, opleidings- en ontwikkelingsinformatie, deelname aan retentieprogramma’s, coaching, trainingen, eventuele interne HR-opmerkingen
  • Psychologische of gedragsgegevens: werktevredenheid, motivatie, stressniveau
  • Persoonlijkheidsprofielen (zoals via vragenlijsten of assessments), voorkeuren voor werkstijl, samenwerking, communicatie, anonieme of geaggregeerde sentimentanalyses
  • Biologische en gezondheidsgegevens: uw leeftijd

Wij verzamelen deze persoonsgegevens zowel via onze website (www.keepyouremployee.com) als tijdens de dienstverlening.

4. Doeleinden en rechtsgronden

De door ons en onze partners verwerkte persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor de hieronder beschreven doeleinden. Per doeleinde wordt telkens de rechtsgrond vermeld op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken.

DoeleindenRechtsgronden
Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de uitvoering van onze overeenkomsten die wij met u aangaan, waaronder deze die betrekking hebben op het beheren van de toegang tot en gebruik van onze website (www.keepyouremployee.com) alsook onze producten/diensten. In het bijzonder moeten uw gegevens verwerkt worden voor de goede werking van onze dienstverlening. Deze gegevens zijn nodig voor het genereren van de gewenste output. Verwerkingsgrond: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst conform artikel 6(1)(b) van de AVG.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Voor zover wij voor de hiernaast beschreven doeleinden bijzondere categorieën van persoonsgegevens dienen te verwerken, zoals gegevens over uw gezondheid of uw lidmaatschap van een vakbond, zal artikel 9(2)(a) van de AVG (uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden) als uitzonderingsgrond fungeren. U geeft met andere woorden uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van dergelijke bijzondere categorieën van persoonsgegevens in het kader van die doeleinden.
Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor het ontwikkelen en verbeteren van onze producten/diensten, bijvoorbeeld door u uit te nodigen om deel te nemen aan tevredenheidsenquêtes of door het analyseren van uw websiteverkeer om zo onze websites en uw ervaring te optimaliseren en te personaliseren. Verwerkingsgrond: Deze verwerking is noodzakelijk voor het nastreven van onze rechtmatige belangen conform artikel 6(1)(f) van de AVG.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Voor zover wij voor de hiernaast beschreven doeleinden bijzondere categorieën van persoonsgegevens moeten verwerken, zoals gegevens over uw gezondheid of uw lidmaatschap van een vakbond, zal artikel 9(2)(a) van de AVG als uitzonderingsgrond fungeren. U geeft met andere woorden uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van dergelijke bijzondere categorieën persoonsgegevens in het kader van die doeleinden.
Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor marketing- en reclamedoeleinden, zoals klantsegmentatie en het verstrekken van marketing- of reclamecommunicatie waarvan wij denken dat u erin geïnteresseerd bent. Verwerkingsgrond: Deze verwerking gebeurt met uw toestemming conform artikel 6(1)(a) van de AVG. Vooraleer u toegang krijgt tot onze producten/diensten zal u worden gevraagd of u wil toestemmen met de verwerking van uw persoonsgegevens voor het hiernaast beschreven doeleinde. Indien u geen publiciteit van ons wenst te ontvangen, kan u dit duidelijk maken door het vakje waarbij staat dat u akkoord gaat publiciteit te ontvangen niet aan te vinken of door achteraf contact met ons op te nemen via ons e-mailadres: cristijn.cambre@keepyouremployee.com

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Voor zover wij voor de hiernaast beschreven doeleinden bijzondere categorieën van persoonsgegevens moeten verwerken, zal artikel 9(2)(a) van de AVG als uitzonderingsgrond fungeren. U geeft met andere woorden uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van dergelijke bijzondere categorieën persoonsgegevens in het kader van die doeleinden.
Indien van toepassing, kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt voor aanwervingsdoeleinden, zoals bijvoorbeeld de beoordeling van kandidaten voor een vacature. Verwerkingsgrond: Deze verwerking is noodzakelijk om stappen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, of met uw uitdrukkelijke toestemming conform artikels 6(1)(a) en 6(1)(b) van de AVG.
Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor het uitvoeren en faciliteren van onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten. Zo kunnen wij bijvoorbeeld uw persoonsgegevens gebruiken voor onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten die gericht zijn op: het beter begrijpen van uw specifieke arbeidsrechtelijke toestand of hoe deze verband houdt met andere toestanden; het ontwikkelen van op maat gemaakte, geïndividualiseerde plannen; het evalueren van de kosteneffectiviteit van bepaalde interventies; het trainen van AI-toepassingen en systemen voor het verbeteren en ondersteunen van werkgevers. Verwerkingsgrond: Deze verwerking gebeurt met uw toestemming conform artikel 6(1)(a) van de AVG.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Voor zover wij voor deze doeleinden bijzondere categorieën van persoonsgegevens moeten verwerken, zal artikel 9(2)(a) van de AVG als uitzonderingsgrond fungeren. U geeft met andere woorden uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van dergelijke bijzondere categorieën persoonsgegevens in het kader van die doeleinden.

Indien u zich zou verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, kan onze overeenkomst met u niet verder worden uitgevoerd wat betekent dat u geen verder gebruik zal kunnen maken van onze producten/diensten.

5. Overdracht van de persoonsgegevens

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens voor bovenvermelde doeleinden, kunnen wij beroep doen op verschillende onderaannemers en dienstverleners zoals IT-service providers. Uw persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor bovenvermelde doeleinden, aan deze partners worden overgemaakt.

Wij kunnen beslissen en zullen in sommige gevallen verplicht zijn bepaalde van uw persoonsgegevens te delen met derden zoals organisaties die hiermee onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten willen uitvoeren, professionele raadgevers en/of bevoegde autoriteiten die zelf de doeleinden en middelen van hun verwerking bepalen. In dergelijk geval zullen deze derden zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden en niet wij. Voor meer informatie over de verwerkingen die zouden worden uitgevoerd door deze derden, verwijzen wij u dan ook naar de toepasselijke privacyverklaring van deze derden.

Indien u een aangeduide dienstverlener toegang zou hebben verleend tot uw gegevens in de softwareomgeving, erkent u dat voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door de door u aangeduide dienstverlener, deze laatste als verwerkingsverantwoordelijke optreedt daar hij vrijwillig gebruik maakt van de softwaretoepassing en het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt. Voor meer informatie over de verwerking door uw dienstverlener wordt u dan ook doorverwezen naar zijn toepasselijke privacyverklaring.

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan organisaties of personen in landen buiten de Europese Unie zoals de Verenigde Staten. In sommige van deze landen is de wetgeving inzake gegevensbescherming niet zo streng als in uw land, in welk geval wij maatregelen zullen treffen om uw gegevens adequaat te beschermen door gebruik te maken van passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen of andere mechanismen die werden goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten voor gegevensbescherming. U hebt het recht om meer informatie te vragen over deze waarborgen (inclusief kopieën van relevante documenten, zoals de clausules die hiervoor zijn opgesteld) door contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via cristijn.cambre@keepyouremployee.com.

Bovendien, en voor zover u zich voorafgaand uitdrukkelijk akkoord heeft verklaard, kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan leveranciers die diensten of producten aanbieden die u mogelijks kunnen interesseren. U kan uw toestemming hiervoor ten allen tijde intrekken door met ons contact op te nemen via ons e-mailadres: cristijn.cambre@keepyouremployee.com

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard en verwerkt?

In principe bewaren wij uw persoonsgegevens enkel voor zolang dit nodig is voor de beschreven doeleinden (rekening houdende met de toepasselijke wettelijke bewaar- en/of verjaringstermijnen). Dit betekent dat zolang u gebruik maakt van de (www.keepyouremployee.com) website en onze dienstverlening, wij de door u verschafte persoonsgegevens veilig zullen bewaren en verwerken.

Van zodra u uw overeenkomst met ons beëindigt en dus niet langer gebruik wenst te maken van onze website of onze producten/diensten af te nemen, kunnen uw gegevens nog worden bijgehouden voor een periode van maximum vijf (5) jaar na de beëindiging, tenzij wettelijk vereist wordt deze langer bij te houden voor de beschreven doeleinden, in welk geval deze wettelijke termijn zal gelden.

7. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens vertrouwelijk te houden en verklaren veiligheidsmaatregelen te hebben genomen om elk eventueel verlies, misbruik of vervalsing van uw persoonsgegevens zo goed als mogelijk te voorkomen.

8. Uw recht van toegang, recht tot wijziging, verwijdering, bezwaar, en gegevensoverdracht

Volgens de AVG beschikt u over een recht op toegang tot en een recht tot wijziging en verwijdering van gegevens die betrekking hebben op u. U heeft eveneens het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens binnen de beperkingen van de toepasselijke wetgeving. U beschikt verder ook over het recht om uw gegevens te laten overdragen aan een derde. Tenslotte, voor zover wij beroep zouden doen op (uw) expliciete toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht ten allen tijden deze toestemming in te trekken.

U kan uw rechten uitoefenen door met ons contact op te nemen via cristijn.cambre@keepyouremployee.com. Hieronder valt eveneens de mogelijkheid om de ontvangst van publiciteit en informatiebrieven te weigeren door dit ofwel initieel niet te aanvaarden of later contact met ons op te nemen via: cristijn.cambre@keepyouremployee.com

Wanneer u uw recht om u te verzetten tegen de verzending van direct marketing uitoefent, geldt dit wel slechts voor het opgegeven e-mailadres. Zo u commerciële boodschappen ontvangt op meerdere e-mailadressen, dient u zich evenveel keer uit te schrijven. Zo u zich wenst uit te schrijven per brief, dient u een duidelijke opgave te doen van alle e-mailadressen die u wenst te deactiveren.

9. Cookies

Het surfen op onze website kan de installatie van cookies op uw computer tot gevolg hebben. Zij vereenvoudigen het bezoek en verbeteren de ergonomie van de dialoog.

U kunt de installatie van deze cookies op uw computer weigeren, maar zulke weigering kan de toegang tot bepaalde diensten van de websites in de weg staan.

Voor meer details verwijzen wij u door naar ons cookiebeleid.

10. Klachten

Voor elke aanvullende informatie of elke klacht met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u zich wenden tot:

en/of